انجمن علمی مدیریت صنعتی دانشگاه یاسین

پزشک صنعت

نمودارهای PBS و FBS در مدیریت پروژه
نویسنده : وحید - ساعت ٢:۳۱ ‎ق.ظ روز ۱۳٩٠/۳/٢
 

نمودارهای PBS و FBS در مدیریت پروژه:

یک روش در مدیریت پروژه این است که بجای رسم یک نمودار WBS از دو نمودار استفاده شود و این نمودارها عبارتند از :
الف – (Product Breakdown Structure) PBS یا نمودار سلسله مراتبی ریز کردن محصول به اقلام قابل تحویل پروژه با هدف کنترل بودجه و درصد پیشرفت پروژه .
ب – (Functional Breakdown Structure) FBS یا نمودار سلسله مراتبی ریز کردن عملیات پروژه به عملیات کوچکتر با هدف شناسایی فعالیتهای پروژه.
در اسامی فوق برای رعایت اختصار حرف (Work) W حذف شده است. اینکه به تشریح دو نمودار فوق خواهیم پرداخت .


الف – نمودار PBS
نمودار PBS بر اساس محصول یا آیتم های قابل تحویل پروژه (Deliverables) تهیه می‌گردد. اقلام قابل تحویل در مورد پروژه‌های تولیدی یا عمرانی عبارتند از :
محصولات اصلی و محصولات فرعی، ساختمانها و بناها، تاسیسات و اجزای آن و در مورد بخش تحقیقاتی پروژه‌ها یا پروژه‌های کاملاً تحقیقاتی عبارتند از :
گزارشات مکتوب، نقشه‌ها، نمودارها، جداول و نرم‌افزارها
نکته مهم در تعریف اقلام قابل تحویل این است که باید به گونه‌ای تعریف شوند که بعد از اجرای هر مرحله از کار بتوان آن قلم را تحویل گرفت تا از روی آن بتوان درصد پیشرفت پروژه یا درصد تخصیص بودجه پروژه را کنترل نمود. برای رعایت این نکته در تهیه این نمودار بیشتر توجه باید معطوف به اسامی اقلام باشد نه فعالیتها و عملکردها، بنابراین هر باکس این نمودار معمولاً با یک اسم مشخص می‌شود و حتی‌الامکان از بکار بردن فعل اجتناب می‌شود. این مشکل مخصوصاً در کنترل پروژه‌های تحقیقاتی یا کنترل فاز طراحی یک پروژه بیشتر مشاهده می‌شود، یعنی اگر بخواهیم فعالیتهایی که قرار است در یک پروژه تحقیقاتی انجام شوند را با هدف کنترل آن پروژه فهرست کنیم ممکن است محقق مربوطه عنوانهایی مثل جمع‌اوری اطلاعات، تحلیل داده‌ها و نتیجه‌گیری را مشخص کند و برای انجام هر یک 3 ماه وقت لازم داشته باشد. حال اگر بخواهیم در پایان سه ماهه اول، فعالیت جمع‌آوری اطلاعات را تحویل بگیریم مجری یا پیمانکار طرح می‌تواند بگوید "تلاش زیادی صورت گرفت و بودجه زیادی صرف شد اما متاسفانه اطلاعات زیادی در دسترس نبود." برای اجتناب از این مشکل در PBS بجای عنوان "جمع‌آوری اطلاعات" که در آن فعل بکار رفته از اسامی چون "گزارشات یا آماره‌های مورد نیاز" باید استفاده نمود. بطوریکه در سطوح بعدی PBS آماره‌های جمع آوری شده در هر مورد در قالب نوشته‌ها، نقشه‌ها، نمودارها و جداول کاملاً مشخص باشند تا بتوان آنها را تحویل گرفت. به همین ترتیب بجای فعالیت "تحلیل داده‌ها" باید از اسامی چون "گزارشات تحلیلی" استفاده کرد تا ریز محاسباتی که صورت گرفته (بدون توجه به نتیجه منفی یا مثبت آن) در قالب جداول، نموداردها، نقشه‌ها و نرم‌افزارها و حتی متن (Source) نرم‌افزارها استفاده شود. مزیت اصلی این روش در آن است که هیچ ابهام و یا سوء استفاده‌ای در پروژه صورت نمی‌گیرد. برای آشنایی بیشتر با طرز تهیه نمودار PBS به مثال زیر توجه کنید.
الف - نمودار PBS :
ب- نمودار FBS :
این نمودار با هدف شناسایی فعالیتهای پروژه تهیه می‌گردد.
در نمودار FBS به ترتیب کارهایی که باید انجام شوند نیز ذکر می‌شوند مثلاً برای بدست آوردن "آمار مشتریان داخلی" باید به ترتیب کارهای "جمع‌آوری اطلاعات" ، "دسته‌بندی‌ داده‌ها"، "محاسبه آمار مشتریان داخلی" انجام شوند.
نکات مهم برای مطرح کردن برنامه‌ریزی شبکه‌ای در یک سازمان :
1- برنامه‌ریزی شبکه‌ای یک وسیله جامع نیست. با توجه به فرضیات تعریف شده مواردی وجود دارد که در آنها از این روش نمی‌توان به خوبی استفاده کرد.
2- برنامه‌‌ریزی شبکه‌ای هیچ مساله‌ای را به تنهایی حل نمی‌کند. ولی موقعیتها را به گونه‌ای روشن می‌سازد که امکان بررسی موثر مسائل و اثر راه حلهای احتمالی آنها امکان‌پذیر می‌شود. با اینحال فرموله کردن و اجرای هرگونه راه‌حلی در مسئولیت مدیر مربوطه باقی می‌ماند.
3- تهیه شبکه نباید بصورت معما درآید که تنها افراد برگزیده‌ای با آن آشنا باشند. لازم است تمام سطوح سازمان از خصوصیات و محدودیتهای برنامه‌ریزی شبکه‌ای آگاه باشند و برنامه‌های آموزشی متعدد ترتیب داده شود.
4- فردی که برنامه‌ریزی شبکه‌ای را در یک سازمان مطرح می‌کند باید از مقام و موقعیت کافی برخودار باشد تا بتواند تاثیر لازم را بر کارکنان ارشد و دون پایه بگذارد.
5- از جزئیات زیاد (ریز کردن بیش از اندازه فعالیتها) در یک شبکه باید پرهیز شود. در یک پروه بزرگ که تعداد فعالیتهای آن زیاد است بجای تهیه یک شبکه برای کلیه فعالیتها بهتر است از روش سلسله مراتبی (نمودار WBS) ابتدا یک شبکه مادر برای فعالیتهای اصلی پروژه تعریف کرد، سپس زیر شبکه هر فعالیت مادر را رسم و به همین ترتیب در صورت نیاز زیر شبکه هر فعالیت زیر شبکه مرحله قبل را رسم نمود. هر فعالیت در نمودار WBS تا جایی ریز می‌شود که بتوان انجان آنرا کنترل نمود.
6- برنامه‌ریزی شبکه‌ای تعهد و قبول مسئولیت ایجاد می‌کند. روشن ساختن این موضوع حیاتی است که برنامه‌ریزی شبکه‌ای یک وسیله کیفری نیست و وسیله‌ای برای کمک است نه اسلحه‌ای برای حمله به دیگران.