انجمن علمی مدیریت صنعتی دانشگاه یاسین

پزشک صنعت

مدیریت پروژه، ضرورت و مراحل آن
نویسنده : وحید - ساعت ٦:٠٥ ‎ب.ظ روز ۱۳٩٠/۳/۸
 

مدیریت پروژه مجموعه‌ای است از ابزارها و تکنیکها که وقتی به کار برده شوند، شما را در بهتر نمودن نتایج پروژه‌تان یاری می‌کنند. در واقع مجموعه‌ای از فعالیت‌ها که برای دستیابی به منظور یا هدفی خاص انجام می‌گیرند به طوری که این فعالیت‌ها بر اساس تقدم/تاخر خاص و در بازه‌های زمانی معین و با هزینه و کیفیتی از پیش تعیین شده اجرا گردند.
اداره کردن یک پروژه بدون استفاده از مدیریت پروژه شبیه به بازی فوتبالی است که بدون داشتن طرح بازی انجام شود. مربی تیمی بازیکنانش را جمع کرده و به آنها می‌گوید :"ما باید در این بازی برنده شویم. پس هر کاری که می‌توانید در زمین بازی انجام دهید." این تیم چقدر شانس برنده شدن دارد؟ مسلماً خیلی زیاد نیست.

مثال‌هایی از یک پروژه:
اموری نظیر: تعمیرات اساسی یک پالایشگاه هر دو سال یکبار، پروژه‌های ساختمانی و عمرانی، تشکیل یک سمینار، تالیف و انتشار یک کتاب، راه اندازی یک کارخانه، تولید یک محصول جدید، اجرای یک برنامه فضایی و هزاران امر دیگر که توسط انسان انجام می‌گیرند، هر یک به خودی خود یک پروژه‌اند.

لزوم برنامه‌ریزی پروژه :
معمولاً تاخیر در اتمام به موقع یک پروژه سبب افزایش


هزینه‌های آن می‌شود. این افزایش به دلایل اصلی زیر صورت می‌گیرد:
1- بخاطر ارزش زمانی پول و افزایش نرخ تورم، قدرت خرید بودجه پروژه از بین می‌رود.
2- معطل ماندن منابع 0شامل نیروی انسانی و تجهیزات) و عدم بکارگیری آنها در پروژه های دیگر.
3- دیر رسیدن پروژه به زمان سوددهی یا بهره‌برداری که به هزینه سود از دست رفته معروف است.
4- افزایش هزینه‌هایی مثل اجاره محل، بیمه و انرژی که با طولانی شدن زمان پروژه افزایش می‌یابند.
توجه به نکات فوق و سایر اثرات زیانبار ناشی از عدم اتمام به موقع پروژه‌ها، لزوم برنامه‌ریزی و کنترل آنها را با استفاده از روش های علمی آشکار می‌سازد.

مراحل انجام یک پروژه :
مرحله 1- مطالعات توجیهی (feasibility study)
مرحله 2 – مرحله طرح و برنامه‌ریزی: طراحی تفضیلی (detailed design)
مرحله 3- مرحله اجرا (implementation,construction)
مرحله 4- مرحله پایانی (اختتام)
1- مطالعات توجیهی :
یک نظریه یا فکر یا خواسته است که توسط شخصی یا یک گروه از اشخاص، یا یک موسسه و سازمان ایجاد می‌گردد. در موارد زیادی این فکر توسط صاحب پروژه، یعنی کسی که تصمیم دارد برای اجرای پروژه سرمایه‌گذاری نماید ابداع می‌شود.
در ابتدا سوال مهمی مطرح می‌شود که آیا این پروژه (که فعلاً در حد ایده است) انجام شود یا خیر. مطالعات مرحله 1 که عناوینی همچون (مطالعات توجیهی یا امکان سنجی) و (فاز یک) نیز به آن اطلاق می‌گردد، برای پاسخ به سوال مزبور انجام گیرد.
پس باید پروژه قبل از برنامه‌ریزی برای اجرا از نظر (امکان پذیر بودن) و (اقتصادی بودن) مورد بررسی و مطالعه دقیق قرار گیرد.
چنانچه پروژه‌ای به یکی از این دو لحاظ (یا هر دو) توجیه‌پذیر نباشد، آن پروژه مردود اعلام می‌شود و انجام نخواهد شد.
برای توجیه فنی پروژه (امکان پذیر بودن پروژه)، امکان انجام پروژه به لحاظ دانش فنی و تکنولوژی مورد نیاز مورد مطالعه قرار می‌گیرد. فرآیند بررسی اقتصادی پروژه نیز با استفاده از روش‌ها و شاخص‌های مربوط انجام می‌گردد. توجیه فنی و اقتصادی پروژه، مستلزم شناسایی، جمع‌‌آوری اطلاعات و طراحی‌های کلی و مقدماتی پروژه است.
در صورتی که نتیجه مطالعات نشانگر این امر باشد که اجرای پروژه با در نظر گرفتن همگن شرایط محلی، نظیر اوضاع اقتصادی، فرهنگی، سیاسی و ... امکان پذیر بوده و از نظر اقتصادی هم مقرون به صرفه باشد، آنگاه انواع گزینه‌های ممکن برای اجرای پروژه، طراحی و تبیین شده و هر یک از این گزینه‌ها مورد ارزیابی قرار می‌گیرند.
(بدیهی است که فعالیت‌های اولیه طراحی در این فاز، برای نشان دادن چارچوب کلی گزینه‌ها بوده و شامل جزئیات نمی‌باشد).
بسته به نوع پروژه، مطالعات توجیهی آن ممکن است، ساده باشد و در مدت زمان اندکی انجام شود یا پیچیده و گسترده باشد و در مدت زمان قابل توجهی پایان پذیرد.
برای نمونه، این مطالعات برای پروژه احداث یک اسکله برای کشتیهای بزرگ، یک سد و نیروگاه عظیم، یک مجتمع کشت و صنعت بزرگ و ... به مدت زمانی در حدود یک تا 3 سال (یا در مواردی حتی بیش از 3 سال) نیاز دارد.
در این گونه موارد، مطالعات مرحله یکم خود به دو بخش (مرحله صفر و مرحله یک) تفکیک می‌گردد؛ بدین معنی که به جای آنکه بررسی‌های کامل مطالعات توجیهی انجام شود، ابتدا در مرحله صفر، اطلاعات مختصر و تقریبی از هر یک از گزینه‌های مطرح برای پروژه جمع آوری می‌شود، مطالعات اولیه و مقدماتی صورت می‌گیرد و با توجه به چشم انداز کلی و تقریبی‌یی که از هر یک به دست می‌آید، بهترین گزینه انتخاب و مطالعات توجیهی برای آن آغاز می‌گردد. مدت زمان و هزینه مصرفی برای مطالعات مرحله صفر، بسیار کمتر از مطالعات توجیهی است. برای مطالعات مرحله صفر، عناوین دیگری مانند فاز صفر، مطالعات شناسایی و مطالعات امکان سنجی مقدماتی (prefeasibility study) نیز به کار می‌رود.
باید توجه داشت که در بسیاری از کشورها، قوانین و مقررات بخصوصی از سوی دولت برای اجرای صحیح و دقیق مراتب مرحله یکم پروژه‌ها تدوین شده است.
در اغلب موارد، پروژه‌های دولتی وقتی قابل بررسی تامین اعتبار و بودجه هستند که فاز اول طرح، اجرا شده و گزارش دقیق بر اساس مطالعات به عمل آمده، ارائه شده باشد.
2- مرحله طرح و برنامه‌ریزی :
در مرحله طراحی تفصیلی باید جزئیات پروژه به حدی روشن شود که اجرای آن در مرحله بعد بدون ابهام عملی باشد.
کلیه اجزای پروژه به طور دقیق طراحی می‌شود و نقشه‌های اجرایی مربوط تهیه می‌گردد. قابل توجه است که در این مرحله، نقشه‌ها در سه سری تهیه می‌شوند. نقشه‌های سری اول که نقشه‌های ساده نامیده شده‌اند، عمدتاً نشان دهنده مشخصه‌هایی از طرح ه در فاز یکم تائید شده‌اند می‌باشند. نقشه‌های سری دوم که نقشه‌های کامل نامیده شده‌اند، بر اساس نقشه‌های ساده سری اول، ولی با جزئیات کامتلری تهیه شده‌اند. با این حال، هنوز دارای آن مقدار از جزئیات نیستند که پیمانکار بتواند به راحتی با مراجعه به این نقشه‌ها، کلید عملیات ساخت را اجرا نماید. سری سوم، نقشه‌هایی هستند که کامل بوده و جزئیات طرح در آن مشخص بوده و به نقشه‌های کارگاهی (اجرایی) معروف‌اند.
هر گاه به هر دلیل، مدت زمان بین مطالعات مرحله ا و 2 بیش از حد متعارف طولانی شود، این امر ممکن است باعث ایجاد تغییراتی در برخی از موارد از جمله هدف یا اهداف، شرایط و وضعیت عوامل فنی موثر و همچنین عوامل و شرایط اقتصادی همچون قیمت و ... گردد چنین تغییراتی ممکن است در نتایج توجیه فنی و اقتصادی پروژه تاثیر بگذارند.
از این رو در چنین مواردی باید پیش از ورود به مرحله طراحی تفصیلی، آن قسمت از مواردی که احتمال تغییر در آنها وجود دارد، دوباره مورد بررسی قرار گیرد و مطالعات توجیهی، به هنگام (Up to date) گردد.
مثال: فردی تصمیم می‌گیرد یک کارخانه تولید فرش ماشینی احداث کند. بر اساس مطالعاتی که برای پروژه به عمل می‌آید، معلوم می‌شود که مکان، دانش فنی و تکنولوژی مورد نیاز برای تولید فرش دست یافتنی است و شاخص‌های اقتصادی محاسبه شده نیز نشان می‌دهد که این پروژه به لحاظ اقتصادی توجیه دارد. بنابراین می‌توان گفت توجیه فنی و اقتصادی پروژه در نتیجه مطالعات مرحله یکم به اثبات رسیده است.
اینک اگر به دلیلی پروژه در همین نقطه متوقف شود و پس از گذشت چند سال دوباره بخواه راه‌اندازی گردد، به منظور حصول اطمینان از پایدار ماندن توجیه فنی و اقتصادی آن باید مروری بر مطالعات انجام شده صورت پذیرد. برای مثال اگر در چند سال گذشته واحدهای تولیدی فرش مشاینی و در نتیجه عرضه فرش ماشینی در بازار افزایش یافته باشد، فروش محصولات پروژه مورد نظر مشکل‌تر می‌شود و سودآوری آن کاهش می‌یابد به طوری که این موضوع، شاخص‌های اقتصادی پروژه را تحت تاثیر قرار می‌دهد یا حتی ممکن است پروژه در این حالت توجیه اقتصادی نداشته باشد.

3- مرحله اجرا:
پس از انجام طراحی تفصیلی، عملیات اجرایی پروژه شروع می‌شود. عملیات اجرایی، مبتنی بر نقشه‌ها، اسناد و مدارکی که در مطالعات مرحله دوم تهیه شده انجام می‌گردد.
در فاز سوم، هدف این است که پیشرفت کارهای پروژه مطابق با برنامه‌ها و اصول کیفیت‌های تعیین شده در فاز دوم به مرحله عمل درآیند. مسلم است که در این فاز، سازمان اجرایی به مراتب بزرگتر از سازمان‌هایی که در فازهای قبلی پروژه فعالیت داشتند، خواهد بود.
4- مرحله پایانی :
مرحله پایانی پروژه‌ها را می‌توان به خودی خود پروژه نامید.
در اغلب موارد مشاهده شده است که در مرحله پایانی و تحویل پروژه، پیچیدگی مسائل بین پیمانکار، دستگاه نظارت و صاحب کار (کارفرما) به حد اعلای خود رسیده و کار تحویل موقت و آغاز بهره‌برداری از سیستم را به تعویق انداخته است.
چنین شرایطی باعث خواهد شد که سرمایه به کار گرفته شده برای مدتی بدون استفاده مانده و از سوی دیگر پیمانکار نیز به علت درگیری و وابستگی به پروژه نتواند از منابع و امکانات خود در سایر پروژه‌ها استفاده کند. در مرحله پایان فاز سوم (فاز اجرایی) معمولاً کاربرد نیروی انسانی و تجهیزات روند کاهش داشته و بنابراین بر عهده پیمانکار است که در این مراحل، با برنامه‌ای دقیق و حساب شده، پرسنل و تجهیزات خود را که در پروژه کاربرد ندارند به کاری دیگر بگمارد. نمودار فرآیند برنامه‌ریزی و کنترل پروژه:
(فایل مربوطه را دانلود کنید)





 منبع:
1- کنتـرل پـروژه (به روش گـام به گـام ) ، مهنـدس مجیـد سبـزه‌پـرور، ‌انتشارات خانیران،‌ چاپ اول (1381)
2- برنامـه‌ریـزی و کنتـرل پـروژه، مهنـدس مجتبـی گلشنـی، انتشارات زمان، چاپ اول (1382)
3- مدیریت پروژه، PAULA MARTIN & KAREN TATE، انتشارات آدینه،‌ چاپ اول (1382)
4- مدیریت و کنترل پروژه، علی حاج شیرمحمدی، جهاد دانشگاهی دانشگاه صنعتی اصفهان، ویرایش دوم (1367)
5- بـرنامـه‌ریـزی و کنتـرل پـروژه، محمـود نادری پور، سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی کشور، چاپ دوم (1370)